News in SharePoint haben schon lange die Option als Newsletter versendet zu werden. In letzter zeit, zeigt sich dies auch in E-Mail optimierten Vorlagen für News und die Möglichkeit einen News Beitrag auch direkt per E-Mail zu versenden. Auch eigene News Templates können angelegt und zum Standard erklärt werden. Es macht also Sinn sich SharePoint Online News im Hinblick auf E-Mail Newsletter etwas genauer anzuschauen.
News per E-Mail versenden
Für das erstellen eines neuen News Beitrags stehen verschiedene Vorlagen zu Verfügung. Neben den Standard Vorlagen gibt es eben auch die “Für E-Mail gemacht” Vorlagen. Zusätzlich gekennzeichnet mit einem kleinen E-Mail Symbol. Durch Auswahl einer Vorlage erhält man auf der rechten Seite wie gewohnt eine Vorschau wie die Vorlage aussieht und mit Klick auf “Post erstellen” gelangt man in den bekannten Editor. Damit die E-Mail Kompatibilität gewährleistet bleibt, stehen in E-Mail Templates weniger Webparts zur Verfügung.
Für die Entscheidung welche Vorlage man für einen Newsbeitrag verwendet, ist es also auch wichtig, welche Webparts man verwenden möchte.
Ist die Entscheidung für eine Vorlage gefallen steht dem schreiben des Neuigkeitenbeitrags nichts mehr im Weg.
Tipp: Ein Beitrag kann auch als privater Entwurf erstellt werden.
Über “Preview” können wir uns einen ersten Eindruck des News Beitrags verschaffen:
Nach Klick auf “Post and Send” wird der Newsbeitrag veröffentlicht und der E-Mail Dialog wird geöffnet.
In dem News als E-Mail senden Dialog können dann interne Benutzer als Empfänger und Kopie-Empfänger eingetragen werden. Die Betreffzeile der E-Mail sowie Text vor dem eigentlichen News Beitrag können bearbeitet werden.
Soll ein Newsbeitrag auch extern versendet werden, ist es natürlich möglich die News zunächst sich selbst zu schicken und sie dann per Outlook weiter zu verteilen. Dabei ist aber zu beachten, das sowohl das SharePoint Logo als auch der Text “In SharePoint anzeigen” auf SharePoint verlinkt und entsprechend in einem “Zugriff verweigert” enden wird.
Glücklicherweise lassen sich die Links ja problemlos vor dem Weiterleiten in Outlook entfernen. Muss man nur dran denken 😉
Benutzerdefinierte Vorlagen
Bis Mitte Februar rollt Microsoft einige Anpassungen an der “News für E-Mail gemacht” Funktionalität aus. Zum einen kann man nun an die eigenen Anforderungen angepasste News Vorlagen auch speichern und als Standard für alle News Autoren der Website definieren.
Soll in der Auswahl der Vorlage auf der rechten Seite eine komplett Ansicht der Vorlage angezeigt werden, muss diese als Miniaturansicht in den Seitendetails der Vorlage eingestellt werden.
Die Benutzerdefinierten Vorlagen werden in einem Unterordner “Vorlagen” in der Websiteseiten Bibliothek gespeichert.
Zum anderen ist die Darstellung der News in der Vorschau und in E-Mails von 600px auf 740px verbreitert worden. Sollte der Anzeigeplatz nicht verfügbar sein erfolgt ein Fallback auf die alten 600px.
What’s next?
Zum Thema Newsletter findet sich gerade auch ein interessanter Eintrag in der Microsoft 365 Roadmap:
Newsletters in Outlook enable customers to create, distribute, and track success for their internal email newsletters. This feature will be available in the new Outlook for Windows and the web.
Microsoft 365 Roadmap
Ab April dürfen wir also überraschen lassen wie die Newsletter Funktion in Outlook aussieht.
Glück Auf!
Adrian
Schreibe einen Kommentar