Microsoft hat vor kurzem auf der Adoption Site für Viva Topics den obenstehenden Hinweis geschaltet. Ab dem 22.02.2025 stehen Viva Topics nicht mehr zur Verfügung. Aber was bedeutet das?
Microsoft begründet diesen Schritt mit den neuen Möglichkeiten des Knowledge management mit Hilfe von Copilot. Außerdem war Viva Topics mit seinem hohen AI- und ML-Anteil sicher ein Preistreiber in der Viva Suite. In Teilen ist das sicher richtig und nachvollziehbar, allerdings bleiben aus meiner Sicht auch Fragen / Funktionen offen die jetzt noch nicht durch Copilot abgedeckt werden.
Generell stelle ich mir die Frage wie eine generative KI die auch basierend auf qualitativ hochwertigen Daten halluzinieren kann, ein zumindest redaktionell begleitetes System ersetzen soll.
Damit werden Topics auch nicht mehr automatisch oder über vorangestellten “#” in Anwendungen bereitgestellt. Damit sind Topic Cards leider auch Geschichte.
Topics in Viva Engage werden “zurückgestellt” auf das bekannte Topic Modell, das wir früher schon verwendet haben.
Laut Microsoft werden die vorhandenen Topic Seiten in einfach SharePoint Seiten migriert und das Topic Center wird zu einer “normalen” SharePoint Site. Das bedeutet das keine automatischen Optimierungen im Rahmen von Topics mehr vorgenommen werden und die Seiten ganz normal wie andere SharePoint seiten auch bearbeitet werden können. Daher sollten diese dann auch den Governance Regeln für SharePoint unterliegen. Die ehemaligen Viva Topics werden dann durch die Microsoft Search indiziert und können so durch Copilot verarbeitet werden.
Von kleinen Änderungen (Viva Engage) bis hin zu Total ausfällen (Topic Cards / Topic Beziehungen), ist also alles dabei. Auf jeden Fall werden mir auch die Querverweise zwischen Topics bis hin zu Spezialisten eines Topics fehlen.
Und weiter?
Aber vielleicht ist es auch an der Zeit die Abkündigung zu nutzen, um sich auf bestehende Funktionen zu besinnen, die uns zumindest Teile der Funktionalität ersetzen können.
Für die redaktionelle Pflege von Akronymen kommt hier die Microsoft Search zur Hilfe. In M365 Admin Center können unter dem Punkt “Suche & Intelligenz”, Unterpunkt “Antworten” Akronyme einzeln hinzugefügt und gepflegt oder auch per CSV-Datei importiert werden.
Der Aufbau der CSV-Datei und der Import ist hier beschrieben: Manage Acronym answers in Microsoft Search | Microsoft Learn
Wurde das Akronym wie hier im Beispiel “CSP” hinzugefügt, kann es bis zu sieben Stunden dauern, bis es in den Suchergebnissen angezeigt wird.
Das Akronym wird dann in der Form, die wir in der Vorschau im Admin Center gesehen haben, auch in den Suchergebnissen angezeigt.
Arbeitet man mit einem Azure AD Entra ID joined Device, ist der Weg zu Akronym Ergebnissen noch kürzer, hier kann dann einfach die Windows Suche verwendet werden und man erhält die gleichen Informationen.
Zugegeben, das ist nicht die gleiche tiefe Integration in andere Dienste wie Teams oder Outlook, aber man kann auf diesem Weg redaktionell gepflegt die Akronyme, die in der Organisation verwendet werden, mit Standardmitteln verfügbar machen und bei der Gelegenheit vielleicht die Suche noch etwas aufwerten.
Quellen:
Microsoft 365 knowledge management – Microsoft Adoption
Frequently asked questions about changes coming to Topics – Microsoft Topics | Microsoft Learn
Changes coming to Topics – Microsoft Topics | Microsoft Learn
Glück Auf,
Adrian
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