Anfang nächsten Jahres (Ende Januar bis Ende März 2025), wird es eine Änderung seitens Microsoft geben, die die bestehenden Prozesse beim Umgang mit ausgeschiedenen bzw. nicht mehr lizenzierten Accounts betreffen könnte. Microsoft hat angekündigt, dass auf OneDrives die nicht lizenziert sind, nach 90 Tagen nicht mehr durch Endanwender zugegriffen werden kann. Administrativ ist dies weiterhin möglich.
Doch wie soll das umgesetzt werden und was passiert da eigentlich im Hintergrund genau?
Zunächst vielleicht die Frage wie es überhaupt zu nicht lizenzierten (OneDrive) Accounts kommen kann? Mögliche Ursachen sind:
- Die Lizenz eines Accounts wurde entfernt, der Account aber nicht gelöscht.
- Doppelte OneDrive durch Fehler bei einem Re-Join oder Mulit-Geo-Move.
- Purview Retention
Gerade wenn Retention eine Rolle spielt, sollten die hier beschriebenen Änderungen berücksichtigt werden.
Zunächst bekommt das Admin Center einen neuen Reporting Eintrag um nicht Lizenzierte OneDrive Accounts anzuzeigen:
Dieser neue Report soll bis zum 16. August für alle Tenants ausgerollt sein.
Die hier gelisteten Accounts sind dann ab Ende Januar 2025 von der neu Regelung betroffen und werden automatisch Archiviert.
Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten mit den Accounts / OneDrives umzugehen:
- Account / OneDrive löschen wenn es nicht mehr benötigt wird / keine Policy angewendet wird.
- Account wieder Lizenzieren
- “Unlicensed Account Billing” / Pay-As-You-Go Abrechnung für Microsoft Archive einrichten, um weiter auf archivierte OneDrive Daten zugreifen zu können.
Entscheidet man sich für die letzte Option, ist folgendes zu beachten:
“Unlicensed Account Billing” verursacht ähnliche Kosten wie Microsoft Archive für SharePoint Online. Abgerechnet wird pro GB und pro Wiederherstellungsvorgang. Im Gegensatz zur OneDrive Lizenz eines aktiven, Lizenzierten Nutzers gibt es hier keine Pauschale Lizenz für den genutzten Speicher. Die Wiederherstellung eines OneDrives wird ebenfalls, Coldstorage typisch, separat abgerechnet.
OneDrive Archive Kosten (Stand 26.07.2024) Quelle: Pay-as-you-go services and pricing for Microsoft Syntex – Microsoft Syntex | Microsoft Learn
| Vorgang | Beschreibung | Preis |
| Archivspeicher / GB | Preis pro GB im Archiv | 0.05$ |
| Wiederherstellung / OneDrive | Preis pro wiederhergestelltes OneDrive | 0.60$ |
Im Gegensatz zu SharePoint Online verursacht die Reaktivierung aus dem Archiv also keine Kosten / GB sondern wird pauschal pro OneDrive abgerechnet. Die Reaktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern und ermöglicht dann den Zugriff für 30 Tage. Danach wird das OneDrive automatisch wieder archiviert.
Ohne auf diese Änderung zu reagieren, ist es also nach 90 tagen nicht mehr möglich weiter auf die OneDrive Daten von nicht Lizenzierten Benutzern zuzugreifen. Erst nach der Einrichtung von “unlicensed account billing” kann auf die Daten wieder zugegriffen werden.
Quellen:
https://admin.microsoft.com/?ref=MessageCenter/:/messages/MC836942
https://learn.microsoft.com/SharePoint/unlicensed-onedrive-accounts
https://learn.microsoft.com/sharepoint/retention-and-deletion
Glück Auf
Adrian
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