Im Juli hatte ich ja schon einmal über das Thema geschrieben, dass es ab Januar nicht mehr möglich sein wird, unlizenzierte OneDrive Accounts mit Hilfe von Retention kostenfrei aufzubewahren. Damals wurde angekündigt das dieses Szenario zukünftig mit Hilfe von Microsoft Archive realisiert werden soll. Außerdem sollte ein Dashboard / Report im SharePoint Admin Center bereitgestellt werden, um eine einfache Identifikation der betroffenen OneDrives zu ermöglichen. Dieser Report steht nun seit einiger Zeit zur Verfügung außerdem gibt es weitere Details zur Umsetzung.
Der Report im Admin Center beinhaltet die folgenden Informationen und wir wöchentlich aktualisiert:
Die Anzahl der betroffenen Accounts und der verwendete Speicher wird in folgenden Kategorien angezeigt:
Aufbewahrungszeitraum:
“Normaler” Aufbewahrungszeitraum (Retention) nach dem ein Account gelöscht wurde.
Aufbewahrungsrichtlinie:
Accounts die einer Purview Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen.
Aktive Benutzer ohne Lizenz:
Accounts deren OneDrive Lizenz entfernt wurde.
Doppelte Accounts:
Accounts die durch administrative Aktivität zwei OneDrives haben.
Welche Optionen gibt es?
Wie mit nicht lizenzierten OneDrive Konten umgegangen wird, wird nach meinem Verständnis gerade etwas widersprüchlich angegeben. Je nach dem, wo man nachliest, also im SharePoint Admin Center oder im entsprechenden MS Learn Artikel wird nur bei eingerichteter Pay-As-You-Go Subscription archiviert oder es wird immer archiviert und die Subscription ist erst bei Wiederherstellung erforderlich.
Option 1
Wenn man keine Änderung an der Konfiguration vornimmt, können die im Report aufgelisteten Konten nach 93 Tagen und innerhalb von 180 Tagen, in denen sie nicht lizenziert sind, gelöscht werden. Diese Option ist geeignet, wenn man im Offbaording Prozess für OneDrive sowieso das Löschen vorgesehen hat. Allerdings darf für diese Option keine Pay-As-You-Go Abrechnung eingerichtet sein, da sonst automatisch Option 2 greift.
Option 2
Wenn man, wie im letzten Beitrag schon beschrieben, die Pay As You Go Abrechnung für Microsoft Archive eingerichtet hat, werden die aufgeführten OneDrives nach 93 Tagen archiviert und über die Azure Subscription in Rechnung gestellt. Wenn der OneDrive Offboarding Prozess die längere Aufbewahrung der OneDrive Daten vorsieht, ist Option 2 die Passende, allerdings müssen eben zusätzlich Kosten einkalkuliert, und eine Azure Subscription für die Abrechnung hinterlegt werden.
Option 3
Die Dritte Option ist vermutlich die empfehlenswerteste und bedeutet im Grunde eine Überarbeitung des OneDrive Offboarding Prozesses. Auch wenn man grundsätzlich mit dem Löschen nach 93 Tagen leben kann, würde dies ja bedeuten, dass man keine Microsoft Archive Funktion nutzen kann, da dann laut Doku automatisch Option 2 greift. Für Q1 2025 ist jedoch Item-Basierte Archivierung angekündigt und damit wird Microsoft Archive eine spannende Option, um SharePoint Speicherkosten zu sparen. Daher ist Option 1 aus meiner Sicht keine Langfristige Lösung, zumindest so lange Microsoft keine granulareren Einstellmöglichkeiten anbietet.
Für weitere Details kann ein erweiterter Report als CSV-Datei heruntergeladen werden. Der Detailbericht beinhaltet die folgenden Informationen:
- OneDrive-URL
- Account-UPN
- Verwendeter Speicherplatz (GB)
- Nicht lizenziert auf Grund
- Löschen blockiert von
- Nicht lizenziert am
- Löschvorgang geplant am
Auch wenn mehr Details im Einzelfall sicher hilfreich sind, so wird man sich doch eher mit einem grundsätzlichen und allgemein gültigen Umgang mit OneDrive-Daten von nicht mehr Lizensierten Accounts beschäftigen müssen.
Ich bin gespannt wie die Umsetzung am Ende wirklich aussieht und welche Möglichkeiten am Ende bleiben mit dem Thema umzugehen. Aber dafür werden wir uns bis Anfang nächsten Jahres gedulden müssen.
Adrian
Quellen:
Manage unlicensed OneDrive user accounts – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
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